Zo deel je een Google Agenda (met familie, vrienden of collega’s)

Een agenda delen in Google Agenda kan superhandig zijn. Voor je gezin of een vriendengroep of met (een bepaald aantal) collega’s. Zo kan iedereen zien waar iemand is op welk moment, mits iedereen natuurlijk de moeite neemt een agenda-item aan te maken.

Google Agenda delen

De Google Agenda is een app die standaard op je Androidsmartphone staat en ook te bereiken is via https://calendar.google.com/. Als je een Google-account hebt, dan heb je al de juiste middelen om gebruik te maken van de digitale agenda. Het doel van de agenda bepaalt hoe je te werk gaat. Als je die alleen wil delen met een kleine club mensen binnen een organisatie, dan dien je daarvoor eerst een aparte groep aan te maken. Verder kan het handig zijn om een gezinsgroep aan te maken. Daar passen in totaal zes mensen in, waarvan één de groepsleider wordt. Je hebt minimaal twee mensen nodig om zo’n groep op te kunnen richten. Verder is het zo dat iedereen een Gmail-adres nodig heeft.

Heb je alles goed voorbereid en voldoe je aan de eisen, dan kun je de groeps- of gezinsagenda aanmaken. Je gaat dan als volgt te werk via de website.

1. Open Google Agenda.
2. Klik links, naast Andere agenda’s, op Andere agenda’s toevoegen (het plusteken) en dan Nieuwe agenda maken.
3. Voeg de naam van de agenda, een beschrijving en de tijdzone toe.
4. Klik op Agenda maken.

Nu heb je de basis opgesteld en kun je doorgaan met de stappen hieronder. Nu is het zaak om mensen toe te voegen aan de agenda. Dat werkt als volgt.

1. Open Google Agenda.
2. Klik links op de naam van de agenda die je net aanmaakte.
3. Plaats de muisaanwijzer op de gedeelde agenda en klik op Meer (drie puntjes) en daarna op Instellingen en delen.
4. Kies een optie:
   • Iedereen in uw organisatie (Vink onder Toegangsrechten het vakje aan voor Beschikbaar maken voor uw organisatie. Mensen kunnen zich dan abonneren op de agenda.)
   • Een specifieke persoon of groep (Klik onder Delen met bepaalde personen op Mensen toevoegen en voeg het e-mailadres toe van de persoon of groep waarmee je de agenda wil delen.)
5. Klik in het vak Rechten op de pijl omlaag en kies een optie.
6. Klik op Verzenden.

Als je een agenda met iemand deelt, dan kan diegene een mail ontvangen met daarin een link naar de online omgeving. Zodra de persoon daarop klikt, krijgt die dus toegang tot alle gegevens. De gebruiker vindt de gedeelde agenda dan onder het kopje Andere agenda’s (aan de linkerkant van het scherm op het web en anders in het hamburgermenu binnen de app).

Iemand toevoegen aan je agenda

Mensen toevoegen aan een agenda kan ook op een andere manier. Je kunt de agenda-ID met hen delen, zodat ze openbare agenda’s handmatig kunnen toevoegen aan hun eigen account. De omgeving verschijnt dan eveneens onder het kopje Andere agenda’s.

1. Open Google Agenda.
2. Zoek in Mijn agenda’s naar de gedeelde agenda.
3. Plaats de muisaanwijzer op de gedeelde agenda en klik op Meer (drie puntjes) en dan Instellingen en delen.
4. Scroll naar het gedeelte Agenda integreren en kopieer de agenda-ID. Dit is een vrije lange verzameling van verschillende letters en cijfers.
5. Plak de ID in een document, bericht of op een website en geef die aan de nieuwe gebruikers.
6. Andere gebruikers moeten dan het volgende doen:
   • Klik naast Andere agenda’s op Abonneren op agenda.
   • Plak de agenda-ID in het vak Een agenda toevoegen en druk op Enter.

Nu kun je nog wat zaken aanpassen. Zo kun je elk (familie)lid een andere kleur meegeven, zodat je meteen ziet bij wie welke afspraak hoort. Je kunt een kleur per persoon en per groep uitkiezen. Dit regel je door een aangemaakte afspraak te openen en dan naar op Bewerken te klikken (het potloodje). Naast de naam zie je een kleur staan. Klik daarop om die aan te passen.

Maak jij gebruik van groepsagenda’s en zo ja, hoe ga jij daarmee om?