Microsoft Teams voor Android: dit zijn de 8 beste tips en tricks

Werken vanuit huis begint als nieuwe standaard in te klinken, en daarmee wordt Microsofts Teams een nóg belangrijker onderdeel van jouw toekomst. Hoe fijn is het dan als je met een achttal tips direct kennis kunt maken met de belangrijkste functies van Teams op Android – en daarmee gereed bent voor de toekomst.

Microsoft Teams

Microsoft Teams werd na het opduiken van de wereldwijde pandemie in korte tijd zowat populairste app op de werkvloer – de videoconferentie-applicatie van Microsoft moest enkel het relatief nieuwe Zoom voor zich laten. Inmiddels is Teams niet alleen voor zakelijk maar ook voor persoonlijk gebruik beschikbaar gemaakt en Microsoft heeft ook een flink aantal wijzigingen doorgevoerd op zijn desktop- en mobiele Teams-apps. Veel functies, die je echt niet zou willen missen, blijven helaas onbenut.

Voor dit artikel duiken wij specifiek in de tips voor de Android-applicatie van Teams. Sommige delen zullen ook te volgen zijn voor de desktopversie van Teams, maar wees je ervan bewust dat dit niet in alle gevallen geldt. Ook zullen instellingen soms op andere plekken te vinden zijn. Desondanks is het (soms) de moeite waard om ook in de desktopversie te grasduinen om een functie te vinden. Ben jij zover om je Teams-leven naar het volgende niveau te tillen? Volg dan onderstaande tips en stappen.

1. Veeg om te reageren

Wil jij wel eens reageren op een bericht dat ondergesneeuwd begint te raken? Grote kans dat je met Teams nooit écht de kans krijgt om dit te doen. Via de desktopapplicatie van Microsoft Teams is het, in tegenstelling tot concurrerende chatdiensten, namelijk niet mogelijk om berichten te quoten. Het beantwoorden van een oud(er) bericht leidt daarmee al snel tot verwarring voor menig collega. Met de mobiele app van Teams biedt Microsoft daar gelukkig een oplossing voor; het is daarop namelijk wel mogelijk om via quotes te reageren.

Het reageren middels de quote-functie is erg gemakkelijk. Open daarvoor eerst het gesprek waarin je antwoord zou willen geven. Veeg vervolgens over het gewenste bericht naar rechts totdat je een antwoord-icoontje ziet verschijnen. Laat je op dat moment los, dan wordt de quote aangemaakt en kan je antwoord geven op het eerdere Teams-bericht zoals je normaliter gewend bent. Toch is het, door de quote-indeling van je antwoord, voor de ontvanger duidelijk op welk bericht je reageert.

2. Beperk mobiele notificaties

Misschien is het je opgevallen dat Microsoft Teams notificaties zowel via je telefoon als via je laptop stuurt, onafhankelijk van of je actief bent op je desktop. Daardoor zal het wellicht regelmatig aan de orde zijn dat je notificaties dubbel ontvangt: zowel op je telefoon, als op je laptop of desktop. Dat is gelukkig makkelijk op te lossen in Teams, het is namelijk mogelijk om de mobiele notificaties voor te behouden aan de momenten dat je niet actief bent op de laptop of desktop.

Microsoft houdt voor deze functie een timeout aan van drie minuten. Met andere woorden, nadat je drie minuten niet actief bent op je laptop, worden notificaties alsnog verstuurd naar je telefoon. Het inschakelen van deze functie verloopt via onderstaande stappen:

1. Open de Microsoft Teams app op Android
2. Klik op het hamburger-menu linksboven
   
3. Klik vervolgens op Instellingen
   
4. Navigeer naar Meldingen
   
5. Klik daarna op Wanneer actief op de desktop
   
6. Zorg ervoor dat de schakelaar achter Wanneer actief op de desktop op aan staat
   

3. Wijzig vergadermeldingen

Wil je wel meldingen op je telefoon ontvangen van berichten in Teams of andere gesprekken, dan is het ook mogelijk om alleen de meldingen van vergaderingen te blokkeren. Het gaat dan specifiek om meldingen over vergaderingen die worden gestart en de berichten die in de vergaderingen verstuurd worden. Voor het in- of uitschakelen van de vergadermeldingen in de mobiele app van Teams kun je onderstaande stappen volgen.

1. Open de Microsoft Teams-app op Android
2. Klik op het hamburger-menu linksboven
   
3. Klik vervolgens op Instellingen
   
4. Navigeer naar Meldingen
   
5. Klik daarna onder Ik wil meldingen ontvangen voor op Vergaderingen
   
6. Selecteer achter Melding sturen bij wanneer een ‘vergadering is gestart’-melding gestuurd moet worden
   
7. Selecteer tot slot onder Vergaderingschats wanneer je meldingen over berichten wilt ontvangen
   

4. Verstuur urgente berichten

In tegenstelling tot het leven op kantoor, is het met werken vanuit huis net iets minder gemakkelijk om bij een collega aan te kloppen met een dringende vraag. Enerzijds kun je ervoor kiezen om voor dringende vragen herhalend berichten te sturen, en zo de collega op de hoogte te stellen van jouw prangende vraag. Anderzijds biedt Teams de mogelijkheid om zogenoemde urgente berichten uit te sturen naar collega’s. Na het versturen van zulke berichten ontvangt men om de twee minuten een melding – dat gaat overigens niet ongelimiteerd door, als het bericht na 20 minuten nog niet door je collega gelezen is stopt Microsoft Teams met het sturen van notificaties.

Thuiswerken: 7 tips om van er een succes van te maken

Lees verder

Dan is wel de belangrijke vraag, hoe stuur je zo’n urgent bericht? In Teams is dat heel gemakkelijk. In eerste plaats dien je uiteraard een gesprek met iemand – of een groep – aan te gaan. Vervolgens kan je onderstaande stappen volgen.

1. Open de Microsoft Teams-app op Android
2. Kies vervolgens het gewenste gesprek
   
3. Klik in dit gesprek op het +-icoontje naast de tekstbalk
   
4. Selecteer uit deze lijst de optie Prioriteit
   
5. Klik in de lijst met drie opties vervolgens op Urgent
   
6. Voer het gewenste bericht in, en klik op de verstuur-knop
   

5. Deel je locatie via Teams

Het versturen van je locatie is niet het meest spannende onderdeel van Microsoft Teams, maar kan in sommige gevallen toch wel erg handig zijn. Neem bijvoorbeeld een geval waarin je met collega’s moet meerijden. Op die manier kun je precies laten zien waar je op dat moment bent. Misschien is je eerste instinct om dit via WhatsApp te doen, maar het werkt dus ook gewoon via Teams. Als het belangrijk is dat je veel instellingsmogelijkheden hebt voor het versturen van je locatie, dan kan de keuze voor WhatsApp alsnog een logische zijn, maar houd in elk geval in je achterhoofd dat je jouw locatie via Teams kunt versturen.

1. Open de Microsoft Teams-app op Android
2. Kies vervolgens het gewenste gesprek
   
3. Klik in dit gesprek op het +-icoontje naast de tekstbalk
   
4. Selecteer uit deze lijst de optie Locatie
   
5. Geeft Teams toegang tot de locatie van je telefoon
   
6. Klik op Locatie doorsturen om je locatie door te sturen
   

6. Sla belangrijke berichten op

Dat Teams alle berichten uit het verleden opslaat en er dus – in tegenstelling tot bij chatdiensten als Slack – geen berichten verloren gaan, is erg handig als je het gebruikt als digitaal archief. Toch is het, zeker als een bericht inmiddels ouder is, een flink karwei om de gewenste informatie te vinden. Met het opslaan van chatberichten in Teams is dit gemakkelijk op te lossen. Let wel, het opslaan van ‘elk’ bericht heeft weinig zin, maak daarbij dus wel een selectie van de berichten waar je echt niet zonder zou kunnen.

1. Open de Microsoft Teams-app op Android
2. Kies vervolgens het gewenste gesprek
   
3. Houd het gewenste (op te slaan) bericht lang ingedrukt
   
4. Selecteer in het pop-up menu de optie Opslaan
   

Het bericht is nu opgeslagen in Teams en kan in de lijst met opgeslagen berichten gevonden worden. Hoe je opgeslagen berichten terugvindt in Microsoft Teams? Dat kom je te weten aan de hand van de stappen die hieronder beschreven staan.

1. Open de Microsoft Teams-app op Android
2. Klik in de onderste navigatiebalk op Meer (drie puntjes)
   
3. Selecteer in het menu van Meer de optie Opgeslagen
   
4. Klik op het opgeslagen bericht om terug te komen bij het bericht
   

7. Plan focustijden in met Insights

Microsoft Teams is het afgelopen jaar steeds slimmer geworden en biedt koppelingen met apps en allerlei extra’s – elementen die je niet per se zou verwachten bij Teams. Een van de extra’s is dat je de app inzichten kan laten verzamelen over je werkgedrag. Vervolgens worden die inzichten in het Insight-tabblad van Teams uitgewerkt tot aangeraden acties voor je werkdag. In mijn geval werd in Teams aangeraden om zogeheten focustijden in te plannen. Wat de app aan jou zal voorstellen, zal in grote lijnen afhangen van de indeling van jouw werkdagen. Hoe je inziet wat Microsoft voor jou heeft verzameld? Dat kan met slechts 3 klikken.

1. Open de Microsoft Teams-app op Android
2. Klik in de onderste navigatiebalk op Meer (drie puntjes)
   
3. Selecteer in het menu van Meer de optie Insights
   

Onder het tabblad Verbonden blijven krijg je onder andere meldingen over de afspraken waarvoor je bent uitgenodigd, terwijl het tabblad Tijd beveiligen juist voorstellen doet over je focustijden. In mijn Teams-planning werden vrijwel alle tijden weergegeven – als je meer afspraken gepland hebt staan, worden enkel de beschikbare momenten weergegeven. Plan je een focusmoment in, dan worden de notificaties van Teams tijdelijk gedempt.

8. Stel stiltetijden in voor Teams

Werk en privéleven zijn het afgelopen jaar alsmaar dichter opeen komen te liggen. Vertrekken van je werklocatie en dan toekomen in een geheel andere locatie en daar ook je computer achterlaten was door de coronacrisis in één klap onmogelijk geworden. Daarmee is het gemakkelijker geworden voor collega’s om je ook in de avonduren te contacteren. Het feit dat Teams dit nog gemakkelijker maakt, is dan ook zeker geen pré in deze omvangrijke crisis voor het privéleven na werk. Gelukkig kun je het collega’s knap lastig maken om je in de avonduren lastig te vallen met Teams-berichten. Hoe? Lees onderstaande stappen om het te weten te komen.

1. Open de Microsoft Teams-app op Android
2. Klik op het hamburger-menu linksboven
   
3. Klik vervolgens op Instellingen
   
4. Navigeer naar Meldingen
   
5. Kies onder Meldingen blokkeren voor Tijdens stiltetijd
   

Onder deze optie kies je eerst voor de dagelijkse stille uren, bijvoorbeeld van 19:00 ’s avonds tot aan 8:00 ’s ochtend. Daarnaast kun je dagen selecteren waarop je in zijn geheel geen notificaties op wilt ontvangen – zoals in het weekend, of op dagen doordeweeks waarop je niet werkt. Tot slot moet er gekozen worden of bepaalde meldingen wel worden toegelaten. Standaard worden alle inkomende gesprekken toegelaten, maar dit kan je uitschakelen.

Microsoft Teams

Microsoft Corporation

8,8(7.7M reviews)

Gratis Download gratis

Via Google Play