Leven in de cloud: zo maak je een back-up van al je Google-data

Google-account beschermen

We slaan steeds meer gegevens op in de ‘cloud’. Veel aanbieders van cloud-diensten, waaronder Google, maken daarbij back-ups en vaak zijn gegevens opgeslagen in meerdere datacentra, om te voorkomen dat er data verloren gaat. Ondanks deze maatregelen blijft het verstandig om hier niet alleen op te vertrouwen en zeker niet alle eieren in één mandje te stoppen.

Bij je Google-account kunnen bijvoorbeeld al je foto’s opgeslagen zijn, maar ook alle e-mail en complete agenda. Ook worden veel back-ups, zoals die van je WhatsApp-gesprekken en -media, opgeslagen in Google Drive, wat een probleem kan zijn als je Google-account niet meer toegankelijk is.

Je kunt bijvoorbeeld niet meer bij je Google-account wanneer een hacker toegang heeft verkregen tot je account en het wachtwoord aangepast heeft. Google biedt de mogelijkheid om je account terug te krijgen, maar daar gaat wel tijd overheen en dat betekent dat je in de tussentijd mogelijk gegevens kwijtraakt. Mocht je geen toegang meer hebben tot je Google-account, kun je via deze pagina  een poging doen om de account terug te krijgen.

Het is van groot belang dat je er voor zorgt dat je account goed beschermd is. Dat wordt zelfs nog belangrijker al naar gelang je meer data opslaat. Het is dan ook sterk aan te raden om authenticatie in twee stappen in te schakelen. Dat houdt in dat je naast het invullen van een wachtwoord nog een tweede code dient in te geven, bijvoorbeeld op nieuwe computers of op een nieuwe locatie. Deze code wordt gegenereerd met een app of ontvang je via een sms’je. Het inloggen bij Google inloggen in twee stappen kun je via deze pagina instellen. In ons uitgebreide overzicht hier zie je hoe je dit instelt bij andere diensten.

Gegevens nalaten uit Google-account

We hebben allemaal niet het eeuwige leven en het is verstandig om er voor te zorgen dat je data, zoals digitale foto-albums, bij een onverhoopt overlijden toegankelijk zijn voor je nabestaanden. Wanneer iemand komt te overlijden is het mogelijk om bij Google een verzoek in te dienen om een account te laten sluiten of om gegevens te verkrijgen vanuit de Google-account. Het indienen van een verzoek kan via deze pagina.

Het is ook mogelijk om hier pro-actiever mee om te gaan en personen te kiezen die toegang krijgen tot je Google-account bij overlijden, of preciezer gezegd: wanneer je een bepaalde tijd ‘inactief’ bent. Via deze pagina kun je instellen wat er moet gebeuren wanneer jij inactief bent. Hierbij kun je er ook voor kiezen om jouw account te laten verwijderen wanneer je een periode geen gebruik hebt gemaakt van je Google-account. De periode voor inactiviteit die kan worden ingesteld, varieert van 3 tot 18 maanden. Een maand voor het verstrijken van deze termijn, zul je hiervan op de hoogte worden gesteld door middel van een sms’je of e-mail (eventueel op een andere account).

Na het verstrijken van de inactiviteitsperiode zullen nabestaanden een link krijgen en toegang tot de gegevens die je vooraf geselecteerd hebt. Daarbij kun je verschillende personen toegang geven tot verschillende gegevens en kun je een persoonlijke boodschap achterlaten voor de individuele nabestaanden.

Volledige back-up maken van Google-account

Om te voorkomen dat jouw gegevens, zoals foto’s, video’s, maar ook e-mail en agenda-afspraken verloren gaan, is het verstandig om zelf een back-up te maken van je gegevens. Het is mogelijk om een volledige back-up te maken van alle Google-gegevens. Naast voor extra zekerheid kun je deze functie ook gebruiken wanneer je je Google-account op wil zeggen, maar daarbij geen data wilt verliezen.

Google biedt de dienst Takeout aan voor dit soort gevallen. Takeout is een project van het ‘Data Liberation Front’ een team binnen Google dat werkt aan het mogelijk maken van een overstap van Google naar een andere aanbieder. In 2011 verscheen de eerste versie van Takeout en de afgelopen jaren zijn steeds meer Google-onderdelen toegevoegd.

Het maken van een back-up is erg eenvoudig. Je gaat naar de Takeout-pagina (https://takeout.google.com/settings/takeout) en bevestigt daar je wachtwoord. Vervolgens kies je van welke onderdelen je een back-up wilt maken.

Op de tweede pagina kies je in welk formaat je de back-up wilt ontvangen en daarbij kun je kiezen uit de bestandsformaten ‘zip’, ’tgz’ en ’tgb’. Voor de meeste gebruikers zal het ‘zip’-formaat prima voldoen. Vervolgens kies je de maximale bestandsgrootte per archief, waarbij je kunt kiezen tussen formaten van 1 GB tot 50 GB. Op oudere Windows-computers en op kleinere USB-schijven is een maximale bestandsgrootte van 4 GB, maar voor nieuwe schijven is een bestandsgrootte van 50 GB geen probleem.

Onderaan de tweede pagina kies je hoe je de back-up wilt ontvangen. Standaard krijg je een e-mail met downloadlinks naar de archieven, maar je kunt er ook voor kiezen om de gegevens automatisch te laten uploaden naar Dropbox of Microsoft OneDrive. Daar dien je dan wel je account voor te koppelen in de volgende stap. Het is ook mogelijk om de back-up te laten uploaden naar je Google Drive, maar dat heeft niet veel nut als je de gegevens als back-up van je Google-account wilt gebruiken.

Nadat je de laatste pagina hebt bevestigd, wordt het archief voorbereid. Dat kan een flinke tijd duren. Zo duurt het aanmaken van een archief voor een account met 400 GB aan gegevens (waaronder foto’s, video’s en back-ups van andere platformen) enkele dagen. Vervolgens heb je iets meer dan een week de tijd om de gegevens te downloaden als je hebt gekozen voor een e-mail als leveringsmethode. Om deze te kunnen downloaden dien je wel ingelogd te zijn in je Google-account en als je al ingelogd bent, zul je je wachtwoord opnieuw in moeten geven.

Wanneer de archieven gedownload zijn, kun je deze vervolgens op andere plaatsen bewaren. Daarbij kun je denken aan een externe harde schijf (of USB-stick) en een account bij een andere cloud-provider. Denk er bij het plaatsen van een back-up op een externe harde schijf aan dat de gegevens niet standaard versleuteld zijn, waardoor mensen die de schijf in handen hebben, toegang hebben tot jouw Google-gegevens. Er zijn verschillende manieren om de gegevens wel extra te beveiligen.

Zorg er bij het plaatsen van een back-up bij een andere cloud-provider wel voor dat deze account altijd toegankelijk is, ook wanneer je Google-account gehackt zou zijn. Let er daarbij op dat het vaak mogelijk is om een accountwachtwoord aan te passen door middel van een e-mail, wellicht naar je gehackte Google-account.