De beste verborgen functies van Google Drive

De meeste mensen zien Google Drive waarschijnlijk als een soort digitale archiefkast waar je allerlei pdf’jes, screenshots en documenten dumpt. Maar toch biedt het een aantal handige en slimme functies aan die mogelijk passen in je dagelijkse (werk)flow.

Google Drive-functies

Veel van die handige functies blijven vaak verborgen in diepe menu’s en instellingen, waardoor je ze gemakkelijk over het hoofd ziet. Neem bijvoorbeeld de ingebouwde documentscanner in de smartphoneapp, waardoor je daar dus geen aparte applicatie meer voor hoeft te installeren. Door simpelweg op de plusknop te tikken binnen de Drive-app op Android, kun je bonnen, formulieren en aantekeningen meteen digitaliseren. De software detecteert automatisch de randen van het papier en converteert het resultaat naar een overzichtelijk pdf-bestand.

Een van de meest onderschatte technologieën is optische tekenherkenning. Google Drive scant automatisch de tekst binnen afbeeldingen en documenten op foto’s, waardoor ze doorzoekbaar worden. Hierdoor hoef je die bestanden geen perfecte naam te geven om ze terug te vinden. Op de desktopversie kun je bovendien via een rechtermuisklik sommige pdf’s openen in Google Docs. De software extraheert de tekst vervolgens naar een bewerkbaar document, waardoor je dus in de praktijk niet meer bezig bent met het overtikken van teksten.

Wildgroei

Naast tekstherkenning biedt Google Drive een ingebouwd vangnet voor gebruikers die per ongeluk gegevens verwijderen: de versiegeschiedenis. Die houdt alle wijzigingen bij in Docs, Sheets en Slides. Via het menu Bestand kun je de tijdlijn van een document bekijken, inclusief de bewerkingen en de namen van eventuele medeauteurs. Je kunt oudere concepten controleren, wijzigingen vergelijken en met één klik een eerdere versie herstellen. Dit maakt samenwerken aan uitgebreide of ingewikkelde projecten een stuk overzichtelijker.

En om de wildgroei aan onduidelijke bestandstitels tegen te gaan, kun je aan bestanden specifieke beschrijvingen toevoegen. Daarvoor selecteer je de bestandsgegevens (met de rechtermuisknop); vervolgens kun je een bestand extra context meegeven. Die metadata is dan zichtbaar voor iedereen die toegang heeft. Dit is ideaal voor gedeelde mappen en projecten. Die korte notities kunnen meteen verduidelijken of een bestand de definitieve versie betreft, zonder dat de bestandsnaam onoverzichtelijk lang of rommelig wordt (met v1, v1.65 FINAL 2, etc.).

Offline werken

Onderschat daarnaast de waarde van de offline modus niet. Zodra je die functie inschakelt binnen de instellingen, kun je documenten, spreadsheets en presentaties zonder actieve internetverbinding openen en bewerken. Op mobiele apparaten kun je dit per bestand instellen via het bekende driepuntenmenu. Zodra de internetverbinding herstelt, bijvoorbeeld na een vlucht of een storing, synchroniseert Google Drive alle gemaakte aanpassingen automatisch en met de cloud, waardoor je werk dus meteen geback-upt wordt.

Tot slot willen we de uitgebreide zoekfilters nog even in de spotlights plaatsen. Via het filtericoon in de zoekbalk kun je de cloudopslag nauwkeurig doorzoeken op bestandstype, eigenaar, locatie en specifieke wijzigingsdatums. Het wordt hierdoor doodeenvoudig om snel een bepaalde pdf te vinden die vorige maand door een collega gedeeld werd. In plaats van eindeloos door mappen te scrollen, lokaliseren die filters de juiste documenten binnen enkele seconden. Niet alleen verhoog je daarmee je eigen productiviteit, het scheelt ook gewoon een hoop gedoe.

Meer dan een opslaglocatie

Google Drive is onderaan de streep veel meer dan een passieve opslaglocatie voor je bestanden. Dankzij de integratie van documentscanning, slimme tekenherkenning, versiebeheer en fijne zoekfilters functioneert de dienst als een volwaardige productiviteitshub. Het loont de moeite die functies te leren kennen, waardoor je veel meer uit zo’n dienst kunt halen dan je nu al doet. Of het dan om werk gaat of het beheer van je persoonlijke documenten, dat maakt niet uit – ook met een gezin of vriendengroep kun je natuurlijk bestanden bijhouden en updaten.

Welke functies kende jij nog niet van Google Drive en wil je graag met de rest delen? Deel je tips in de comments hieronder – misschien heeft een ander er nog wat aan.